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做好合規管理,醫藥營銷費用管理係統有新招!

做好合規管理,醫藥營銷費用管理係統有新招!

 2012年,我國140家上市藥企累計銷售費用高達498億元的遠超同期淨利潤310億元,引發業內人士關注。

 2013年7月,葛蘭素史克(中國)行賄事件掀開了民眾對於藥企巨額營銷費用的關注。

 2016年5月,米內網發文指出“2015年A股醫藥上市公司中營銷費用超過10億元的企業達25家;超過20億元的有11家。”

醫藥營銷費用管理係統

 三年過去了,藥企營銷手段有所改變,但營銷費用卻居高不下。米內網文章中還指出“25家銷費用超過10億元的企業中有14家企業的營銷費用占去營業收入的比例超過20%。”更有報告指出“藥企銷售費用常年占營收60%以上”、“藥企三年之間,銷售費用飆升兩億”。高昂的銷售費用吃掉的是藥企利潤,同時催生了一大批類似“葛蘭素史克(中國)行賄事件”的“灰色營銷”。

 近年來隨著醫療體製改革的不斷深入,國家對醫藥企業的合規要求不斷提高,行業合規糾風管理也越抓越緊。合規在中國的核心問題就是規避商業賄賂,給醫療機構個人的回扣,無論是冠名處方費、勞務費、開單費、提成等帶金銷售,都是明顯違法且沒有爭議的行為,對常見的銷售折扣、讚助、會議邀請、講課、宴請等行為的監管也逐漸從嚴。

 而從藥企本身的角度講,除了應對國家政策和市場環境變化,企業也希望通過合規管理,增強對營銷費用的控製力,擠一擠營銷費用當中的“水分”,實現節流;同時通過加強費用管控,進一步規範工作流程,強化對營銷團隊的管理。

  傳統模式下的企業財務管理隻能管到事前申請和事後審核,其中許多環節都管控不到。隨著“移動/互聯網+”深入發展,企業費用管理有了信息化和數字化的解決方案。不少藥企都建立了營銷費用管理係統,利用係統對費用進行事中、事前、事後的全過程管控,實現費用快速審批和報銷。

 但如何有效地利用費用管理係統開展合規管理,規避合規和安全風險,許多企業甚至是係統提供商卻不甚明了。而有一家藥企的合規管理卻走在了行業的前麵,將合規政策和手段充分與費用管理軟件係統相融合,通過強大而靈活的係統功能配置,滿足全麵細致的管理需求,這家公司就是由和記黃埔(中國)有限公司與上海市藥材有限公司共同投資組建的上海首家中藥合資企業——上海和黃藥業有限公司。那麽,它是如何做到的呢?

將管理製度融入軟件  精細控製費用填報

  在費用管理係統設計實施階段,和黃藥業就在係統實施方顧問團隊的幫助下,全麵梳理了市場營銷活動中實際發生的費用類型和相關審批流程,將費用管理、采購管理、合規管理等製度標準融入軟件。根據不同的活動類型(費用科目)設置不同的係統填報模板,並通過字段幫助、係統提示、報錯預警、限製提交等填報控製進行精細化管控。

  如此一來,員工就可在單據填報的整個過程中獲得關於合規管理方麵的指導,包括不同科目的填報人資格、不同活動類型和費用子項目的費用標準、發票開具要求、報銷賬期、附件要求等內容。對於易填錯的字段,不僅有詳細的字段幫助,係統還能自動進行提交檢查。員工在填報過程中,如果沒有按照公司的政策規定申報,就無法進入下一步操作。例如,利用係統對各種學術會議中餐費、饋贈的人數和人均金額,進行自動計算和檢查,超出費用標準的申請或報銷不能提交。

  通過填報控製的全麵設置,員工進行費用申報的過程,同時也是執行管理製度、規範費用行為的過程,有力推動了公司合規管理政策的落地。

線上審批線下核查  效率與效能兼得

  企業營銷費用申報都需經過多角度、多級別的審批,一般而言,業務部門審批在前,財務部門審核在後。對於合規管理來說,可在費用申請環節進行審批,在費用報銷環節進行抽查,與財務部門緊密合作,對報銷單據共同開展金額、流程、票據的合規性審核。

  和黃藥業的合規管理人員作為審批流的一環,在業務部門審批之後,對費用申請單據進行線上審批。如發現違反合規規定的情況,可在不合規行為未發生的情況下,以審批意見、單據批注等形式進行指導和糾正。

  在費用申請審批的同時,合規審批人就可在係統中對單據標注報銷抽查標記。合規部和財務人員可以在係統中檢索查看有合規標記的單據,財務部在收到標有合規標記的單據後轉交合規部審核,還可根據財務審核與合規抽查結果,對單據進行靈活的處理。

  通過係統線上審批與線下核查,既保證了審批過程的透明、公正和規範,又提高了合規工作效率。

進行費用的全過程管理

  隨著新工具、新技術的不斷應用,企業可通過多種手段全麵參與費用花費的全過程,這將大大提高費用管理的效果。

  目前已有很多外資藥企實施了商務卡,商務卡的使用不僅加強了費用使用的透明度,而且大大減少費用占款,加快了報銷速度。

  此外,藥企可以逐步開始進行費用的全過程管理,通過與外部互聯網平台(如攜程、去哪兒、滴滴打車等)和銀行(進行銀企直連)進行業務和數據對接實現全麵的費用管理數字化。

通過大數據分析  強化合規分析

  費用管理係統一般都可提供費用使用明細、預算與實際差異對比和投入產出分析等報表,和黃藥業的營銷費用管理係統還可出具專供合規部門使用的報表,如營銷活動審批表、費用抽查明細表、合規分析表等。

  合規管理人員可以通過報表,查看合規審批情況,了解影響審核通過率的退單原因,從而掌握本企業合規管理需解決的重點問題,以及合規政策在不同區域、團隊的執行情況,用以優化合規政策、調整工作計劃,不斷提高合規管理水平。

       和黃藥業的合規部負責人感歎道:“合規管理在企業的全麵開展的確有不小的難度,但如果找對了方法和途徑,就會有新的突破。和黃藥業當初選擇草莓视频污下载安装信息技術有限公司的法瑪斯費用管理係統,主要是因為該係統功能與藥企費用管理需求高度契合,能夠對業務形成強大的支持,幫助企業實現管理提升目標。

       事實證明,草莓视频污下载安装app污ioses團隊對於醫藥企業營銷費用管理的深度理解和豐富的實戰經驗,是其他針對所有行業的信息係統服務商所不可比擬的。通過法瑪斯費用管理係統實現的合規管理提升,遠遠超過自己最初的設想和期望,相信隨著係統的有效使用和持續完善,企業營銷費用合規管理將邁上一個新的台階。”



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