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如何利用醫藥營銷費用管理係統,使代表最快一周內完成報銷?

如何利用醫藥營銷費用管理係統,使代表最快一周內完成報銷?

《上市藥企2016年中報》指出,2016年上半年,銷售費用超過10億元的藥企有11家。其中,銷售費用增長最快的藥企增長率高達31.36%,銷售費用占營業收入比例最高達55%!

 數字是簡單而枯燥的,但是數字所呈現的往往是最直觀的真相:盡管國家政策導向使得藥企的營銷手段麵臨巨大調整,但本就高昂的藥企營銷費用在短時間內依然將持續增長,不會出現下降。且不論營銷費用占藥企營業收入比例過高是否合理,費用的增長導致的必然結果就是管理難度的增加,使原本就長期困擾藥企的報銷問題百上加斤。 報銷周期長、付款速度慢,業務人員怨聲載道,財務審單工作量大,財務人員也苦不堪言,雙方工作滿意度都不高,還易出現分歧和矛盾。

 而為了應對藥品招標降價、行業糾風合規、“兩票製”、“營改增”等政策和市場環境變化給醫藥企業帶來的挑戰,加強費用的合規管理,進一步增強對營銷費用的控製力,也是每個藥企必須麵對的課題效率與規範之間似乎又形成了一個需要平衡的難題。

 代表報銷慢這一長期困擾藥企的頑疾,真的無藥可治嗎?答案並非如此,因為筆者親眼見證一家藥企費用的報銷最快能夠在一周之內完成,而且流程清晰規範、合規管控到位,這是如何做到的呢?

  成立於2001年的上海和黃藥業有限公司,是香港李嘉誠先生屬下的跨國性綜合企業——和記黃埔(中國)有限公司與上海市藥材有限公司共同投資組建的上海首家中藥合資企業,擁有"上藥"牌注冊商標及麝香保心丸、膽寧片、生脈注射液等70種知名中藥,2016年銷售收入逾20億元。一直以來,和黃藥業與許多藥企一樣,銷售團隊報銷難、報銷慢,而近年來和記黃埔總公司對和黃藥業的營銷費用管理也提出了更高的管理要求。

  傳統模式下的藥企報賬管理,業務審批和單據審核並行,審批領導本身就業務繁忙,不能及時處理單據,影響了報銷速度。而且在每個審批環節都有多種原因造成退單,甚至丟單,再加上代表分布在全國,財務人員收單、審單工作繁重,入賬和付款速度也難以提升。

  隨著“移動/互聯網+”深入發展,和黃藥業針對費用與報銷管理問題選擇了信息化和數字化的解決方案,自2016年10月啟動法瑪斯營銷費用管理係統建設項目,曆經三個半月的實施周期,係統於今年年初成功上線。

醫藥crm係統

  上線以來,該企業費用報銷出現明顯的變化,最重要的是效率的出現了近乎奇跡般的提升——最快的一次,有一名代表在一周之內就完成了費用報銷,一時成為業內“傳說”。“這到底是一個什麽樣的係統?”這是所有人心中最大的疑問。

  據和黃藥業財務總監介紹,此次上線的費用管理係統基於Web端和移動端搭建了完整的營銷費用管理係統,對費用進行事中、事前、事後的全過程有效管控,從而實現費用快速審批和報銷。他表示:“互聯網營銷費用管理係統不僅能夠提升費用報銷的效率,更重要的是規範業務流程、增強企業對營銷費用的管控力,從根源上解決營銷費用報銷難、報銷慢問題。”

  係統上線後,和黃藥業的營銷人員可在WEB端進行費用申請、借款和報銷的填報,業務部門、財務部門和合規部門的管理人員能夠同時在WEB端和手機端進行單據審批。工作繁忙、經常出差的中高層管理人員可利用手機APP快速批閱單據,如出現單據審批不通過或退回修改的情況,審批人還能通過係統自動發送短信通知單據創建人,員工也能夠在手機端隨時隨地查看審批和報銷進度,及時處理報銷中出現的問題,大大加快了報銷速度。   

  報銷單據在完成線上填報和審批後,員工才能在係統中打印相應單據,按要求黏貼發票後,將單據以快件形式寄給公司財務部。“線上審批、線下審單”將分管領導業務審核和財務人員單據審核合理分開,先審批再審單,有效減少了退單、丟單的情況,也進一步縮短了報銷周期。

  法瑪斯營銷費用管理係統緊密結合業務管理需求,為企業量身打造了完整的管理方案,在提高報銷效率的同時,還兼顧了用戶體驗與規範管理。

  例如在填報控製方麵,和黃藥業的營銷人員可在係統填報的整個過程中獲得關於公司財務、采購和合規等政策規定和填報操作方麵的幫助和提示,比如員工在選擇費用申請或報銷的科目時,可同時看到相應科目的填報人資格、不同活動類型和費用子項目的費用標準、發票開具要求、報銷賬期、附件要求等內容。

  在進行費用信息填報時,對於易填錯的字段,員工也能得到相應幫助,如大小醫院的判斷依據、填寫快件號碼的注意事項等。員工還可方便地在係統中點擊查看係統操作說明頁麵和視頻。

  通過填報控製的全麵設置,降低了員工的填報錯誤幾率,加快了報銷進程,同時又有力推動了公司各項管理製度的落地。

  法瑪斯營銷費用管理係統的報銷提速不單在員工的申請報銷環節,也在財務人員審單、入賬和付款環節下了功夫。

  係統在設計之初,就根據公司具體的費用類型、會計科目和使用部門,配置了不同的管理模板和填報入口,不僅僅便於用戶錄入,也便於會計核算。

  財務人員在收到報銷單據後,可利用掃碼設備快速定位單據,審核相關發票和資料,如果在審單過程中發現不合規情況,財務人員還可以在係統中直接進行特殊處理。

  係統還能自動導出付款明細清單,供分管會計直接提供給付款部門或銀行,既減少了財務人員的工作量,又縮短了從完成報銷審批到打款給代表的時間。

 眼見為實,以和黃藥業為代表的醫藥企業在使用法瑪斯營銷費用管理係統後,確實提升了費用報銷效率。營銷費用報銷在一周內完成雖隻是個例,但相信隨著使用者的逐漸適應和係統的不斷完善,報銷效率出現大幅度的提升是可以預見的。而且,不僅僅是費用的報銷,費用的計劃、使用和分析等都可借助法瑪斯得到持續優化,企業各部門、各級管理/業務人員也都可通過使用係統提高工作效率和效能。一個好的營銷費用管理平台能給醫藥企業帶來的價值是難以估量的,而真正享受到信息係統為業務增長帶來的動力,正是企業開展信息化建設的終極目標。


作者介紹:

姚南

醫藥信息化專家,東南大學EMBA。擁有25年醫藥行業工作經驗,先後在醫藥合資企業、醫藥獨資企業擔任信息技術經理、信息總監和中國區高級信息技術總監,長期從事企業信息化管理工作,先後成功組織和實施了上百項信息化項目,目前專注於醫藥企業數字化轉型、醫藥互聯網解決方案的研究和項目實施。



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