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財務人員審單難題,醫藥營銷費用管理係統幫您解決!

財務人員審單難題,醫藥營銷費用管理係統幫您解決!

 展讀上市藥企年報,日益高企的營銷費用令人咋舌,除了關注營銷費用對企業利潤造成的擠壓,筆者也為處理動輒數十億費用報銷的藥企財務人員捏了一把汗。營銷費用報銷一直是長期困擾藥企的“老大難”問題,也是壓在財務人員肩上的一座大山。費用金額越來越大,報銷單據越來越多,報銷審單難題要一直難下去嗎?

  筆者曾問過一家合資藥企的高級會計,最多的時候一個月需要處理1625份報銷單據,僅以每單報銷10張發票計算,就要審16250張發票!這位會計告訴筆者,麵對代表交上來的報銷單據,她需要審核:發票的合規性,挑出假票、廢票;報銷金額與發票金額是否一致;權簽是否完整;費用是否在預算內,超預算與預算外費用有無特批;報銷單填寫的事項與發票是否一致,會計做賬時要隨發票走。以上五項審核缺一不可,因為①②⑤體現的是涉稅風險控製,體現的是授權控製,體現的是預算控製,方方麵麵都要把關負責,其中的工作量和溝通成本可以想見。

  如何解決報銷審單難題?筆者在此給藥企財務人員支上一招:上線費用管理係統軟件,通過係統管理分擔或減輕上述五項審核工作量,輕鬆解決審單難題。

 先說①②⑤項涉稅風險控製,即針對發票的審核。代表報銷的發票數量多,粘貼方式隨意,發票與報銷單據的關聯還經常出錯,除了審發票,財務人員還要花大量時間去理發票、對發票,白白耗費不少時間精力。

 對此係統能夠提供有效的解決辦法:代表在線上創建報銷單據時,可要求其按照發票情況來填寫費用明細,包括每個費用子項目的發票類型、費用發生地、發生日期等。

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 報銷單據在完成線上審批後,係統可自動生成包含費用明細、成本中心、審批曆史和支付信息等內容的付款憑單,同時按照費用項目、發票日期生成對應的發票黏貼單,代表需在指定位置分門別類粘貼發票,將付款憑單和發票黏貼單一起寄給財務部。

 財務人員在收到報銷單據後,無需再次整理發票,研究發票與費用項目的關係,可以快速核對報銷金額與發票金額是否一致,報銷單填寫的費用項目與發票類型是否一致,再檢驗發票真偽即可完成審單,審單難度降低,工作量也大幅下降。

  再說第項授權控製,財務人員在審核單據時要看權簽是否完整,退回有漏簽情況的單據,並進行再次提交審核。而一旦上線了費用管理係統,這項審核從此可以省略了!

  最後看第④項預算控製,財務人員可事先將費用預算與額度導入費用管理係統,通過費用預算實現靜態的費用控製,通過預算額度實現動態的費用控製,所有費用的申請和報銷均通過成本中心和費用科目(活動類型)與預算和額度相關聯,實時、全麵體現費用的計劃、使用和結餘情況,對費用花費行為進行預警或控製。

  這樣就不需要到了最後的報銷環節,才由財務人員進行事後管理。財務人員還可根據需要,在係統中對超額度、超申請的報銷進行強控製,代表如果超出規定金額,就不能線上提交報銷單據。係統截流了大部分超預算的報銷單據,財務人員的審單壓力自然減輕許多。

       由此可見,選對管理工具,財務人員審單難題就能迎刃而解。在減輕工作負擔、提高工作效率的同時,還能規範報銷管理,何樂而不為呢?

 

作者介紹:

姚南

醫藥信息化專家,東南大學EMBA專業畢業,擁有25年醫藥行業工作經驗,先後在醫藥合資企業、醫藥獨資企業擔任信息技術經理、信息總監和中國區高級信息技術總監。目前專注於醫藥企業數字化轉型、醫藥互聯網解決方案的研究和項目實施。

作者微信號:yaonan502115,歡迎交流。



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