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藥企費控軟件大PK:差旅費管理係統VS醫藥營銷費用管理係統

藥企費控軟件大PK:差旅費管理係統VS醫藥營銷費用管理係統

近年來,藥品“回扣”以及藥價虛高等現象一直為人所詬病,藥企營銷費用列支名目繁多、占銷售收入比例過高、費用與企業利潤之間並無正相關關係等問題長期存在。能否有效管控營銷費用,對企業利潤的影響很大。

因此,不少藥企選擇加強信息化建設,希望利用信息係統幫助企業管理營銷費用。而目前市場上的費控軟件名目繁多,有差旅費管理係統,也有費用報銷/管理係統。差旅費管理係統是否就等同於費用管理係統?對於藥企而言,哪一類更為適用呢?下麵筆者就從兩類係統的業務優勢、產品功能和技術架構等方麵一一進行分析。

首先,這兩類費用管理係統有不同的業務優勢。差旅費管理係統是整合了差旅預定、費用報銷、商務卡支付的綜合差旅解決方案,能幫助企業節省差旅成本,使差旅申報流程便捷、可控,並且便於財務人員核算成本,適用於業務範圍較廣、差旅人數較多、差旅費用占費用比重較高的公司。

而藥企的營銷團隊雖然人數眾多,且遍布全國,但差旅費占營銷費用的比例並不高。有調查數據顯示,占藥企營銷費用比重在70%以上的,是會議費、渠道協調費、學術推廣費、市場開發調查費、谘詢費等科目。

這些費用科目(活動類型)在申請和報銷時需要填報的內容都較差旅費更為複雜,要求提交的證明資料也不盡相同。單就會議而言,藥企就有科室會、院內會、專題學術會、海外會議、讚助參會、協辦學術會、商務培訓會、藥店培訓會和患教義診等多種形式,每個會議類型都需申報活動時間、地點、覆蓋單位、覆蓋人數、相關產品、會議議程、邀請講者、費用子項目(如餐費、交通費、場租費、住宿費等)及相關金額等詳細信息。有些合規管理更為細致的公司,還會要求代表填寫用餐的內外部人數、品牌提示物等物品的饋贈人數,以便計算人均金額。在附件要求方麵,也會有會議通知、協辦協議、講者資料、活動簽到表、會場照片等多種證明資料上傳。這些都需要相關的管理信息係統有很強的可配置能力,以支持複雜業務的開展,差旅費管理係統作為簡單版的費用管理係統,是無法滿足上述內容填報和附件要求的。

醫藥營銷費用管理係統

醫藥企業營銷活動量大且分布零散,執行主體各異,費用金額巨大,費用花費超預算、計劃變動頻繁、虛報費用等情況十分普遍。要想對營銷費用進行有效的管理和監控,隻關注差旅費必然遠遠不夠。這時營銷費用管理係統的優勢就顯現出來,優秀的營銷費用管理係統能夠對各類營銷費用進行事前、事中、事後的全過程控製,更適合藥企的業務管理需求。

不同的業務優勢依托於不同的產品功能,差旅費管理係統的功能集中在差旅費用計劃、審批、預訂、報銷和數據五大模塊,而營銷費用管理係統則具有費用預算、費用申報審批、差旅和其他物品采購、費用入賬核銷、單據郵寄、報表分析等多種功能,能幫助企業開展費用控製、合規、流程優化、合規管理、財務處理和數據分析等管理活動。

對於費用管理難度大的藥企來說,特別需要利用信息技術來實現營銷管理中費用的預算管理、費用發生的記錄、費用控製、費用實際發生和預算比較分析、費用實際發生和曆史同期的比較分析,滿足企業對費用的事先計劃、事中控製、事後分析統計的需求。因此,藥企選擇營銷費用管理係統更為合適。

此外,差旅費管理係統大多采用SaaS(軟件即服務),即基於互聯網提供軟件服務的軟件應用模式。係統服務器搭建在公有雲,企業無需購買軟硬件、建設機房、招聘專職IT人員,即可通過互聯網使用信息係統。這對於差旅費並不涉及重要或敏感信息的企業來說,既不影響使用,又能夠有效降低信息化建設成本。

但對於藥企而言,將費用相關數據放在公有雲就存在一定的信息、數據和合規方麵的安全風險。從安全性的角度講,藥企采用搭建在私有雲上的營銷管理係統更為穩妥,同時要求係統服務商提供係統安全和信息安全方麵的技術支持,並支持自建的IT基礎架構。

而從集成性/可擴展性的角度講,好的營銷費用管理係統具有集成的主數據平台,能夠集成費用管理所涉及的所有關鍵業務,係統實現技術可方便低成本與其他係統對接或集成,這一點對於藥企來說也十分關鍵。

       經過層層PK,筆者認為對於藥企費控而言,營銷費用管理係統完勝差旅費管理係統。而由於藥企的營銷活動和費用管理有十分鮮明的行業特征,最好選擇專門針對醫藥企業開發的營銷費用管理軟件。


作者介紹:

姚南

醫藥信息化專家,東南大學EMBA專業畢業,擁有25年醫藥行業工作經驗,先後在醫藥合資企業、醫藥獨資企業擔任信息技術經理、信息總監和中國區高級信息技術總監。目前專注於醫藥企業數字化轉型、醫藥互聯網解決方案的研究和項目實施。

作者微信號:yaonan502115,歡迎交流。



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