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用對醫藥營銷費用管理係統,有效規避合規風險!

用對醫藥營銷費用管理係統,有效規避合規風險!

政府對醫藥行業繼2016年的“兩票製”、“營改增”和流通整治之後,2017年2月,國務院辦公廳又印發文件,明確要求醫藥代表“不得承擔藥品銷售任務”,“隻能從事學術推廣、技術谘詢等活動”。

其實早在國17條發布之後,就有媒體稱收到“衛計委在上海8家大醫院中抓到了違規藥代”的風聲。

而就在今年2月底,某知名藥企就因醫藥代表滯留診區推銷藥品,被該醫院采取停藥或停止支付貨款的措施。

近日,上海某醫院更爆出通知合作供應商各類工作人員和銷售代表來醫院拍攝個人照片的短信,上海的三甲醫院或將陸續裝上人臉識別係統,那麽接下來醫院通過係統監控嚴禁醫藥代表進入醫院促銷就是順理成章的事了。

從國務院辦公廳如此高規格地對一個職業明確說明該幹什麽不能做什麽,以及醫院端連續嚴厲打擊違規藥代的行動看來,醫藥行業整頓洗牌的嚴肅性毋庸置疑,藥企麵臨的合規壓力和風險也越來越大!


那麽,藥企該如何有效防範和規避合規風險?

不少醫藥企業的合規新舉措聚焦於營銷費用管理,著眼於對流程的修補和一線員工的監管,如完善費用計劃和報銷(尤其是學術推廣活動)的審批程序,嚴控專家勞務費,要求員工降低招待標準,減少銷售費用等。

但目前許多藥企仍然靠手工方式對營銷費用進行人為管控,這種傳統模式不僅耗費大量人力物力,更為致命的是,在這種模式下往往要等不合規的銷售行為已經發生之後,才會在費用報銷環節被企業發現。而企業出於種種顧慮,又不得不予以報銷,這樣一來就等於默許了營銷人員的不合規做法,進一步放大了風險。更有甚者,有些費用管理較為粗放的企業根本無法及時發現員工的不合規行為,直到遭到舉報或被有關部門查處時才悔之晚矣。不能有效監管營銷費用,帶給藥企的不僅僅是合規風險,更會造成巨大的經營風險,使得多年苦心經營的企業和產品品牌毀於一旦!

因此,為了適應行業和市場環境的變化,企業必須改變保守的管理理念和模式,通過信息係統開展合規轉型。目前在醫藥企業營銷費用管理、差旅費報銷等領域已有較為成熟的產品和解決方案,但有些藥企擔心,將營銷費用相關信息數據導入軟件係統,一旦發生數據丟失或處理不當,反而會增加企業的合規風險,因此不願上線費控係統。

對此筆者不以為然,係統安全性對藥企的重要性不言而喻,但上述做法實屬“因噎廢食”。市場上的確有不少費用報銷軟件采用的是SaaS(軟件即服務),即基於互聯網提供軟件服務的軟件應用模式,將係統服務器搭建在公有雲,企業通過互聯網使用信息係統。這種模式對於藥企而言,確實存在一定的信息安全風險。

但優秀的費用管理係統,尤其是針對醫藥企業開發的費控係統,能夠提供完整的安全解決方案,包括將所有應用和服務搭建在企業內部,采取數據庫服務器保護、數據庫加密等各種技術手段確保數據安全,並應用各種係統功能保證單據存儲和傳輸過程中的安全等。

在保證信息數據安全的前提下,營銷費用管理係統基於Web端和移動智能終端應用,能夠通過費用預算/額度、費用申報審批、差旅和其他物品采購、費用入賬核銷、單據郵寄、分析報表等多種功能,幫助企業對營銷費用進行事前、事中、事後的全過程管理,進而對不合規行為進行事前預警防範,事中管控規避和事後評估分析,全方位降低合規風險。

如將費用管理、采購管理、合規管理等製度標準融入軟件,根據不同的活動類型(費用科目)配置不同的係統填報模板和審批流,通過係統提示、報錯預警等手段進行事前防範。

隨著新工具和新技術的不斷應用,企業可以通過實施商務卡和銀企直連、將係統與外部互聯網平台(如攜程、去哪兒、滴滴打車)進行業務和數據對接等多種手段,全麵參與費用花費的全過程進行事中管控。

係統還可根據實際業務需求導出費用使用和合規報表,通過報表查看費用花費與活動審批情況,重點監測招待、饋贈等費用項目,分析退單原因,評估合規管理效能,及時調整合規政策和工作重點。

由此可見,藥企必須依靠CRM係統,才能增強對營銷費用的控製力,推動合規政策落地。醫藥企業建設營銷費用管理係統不僅不會增加合規風險,反而有助於企業開展流程優化、費用控製和財務分析,提升合規管理水平,防範合規和經營風險。當然,選擇對醫藥企業營銷管理有豐富實戰經驗的係統服務商和專門為醫藥企業量身打造的費用管理係統,也十分關鍵。

也有不少藥企擔心對營銷費用開展合規管控,會影響銷售人員的積極性,導致銷量下滑。對此業內有識之士指出:過去,製藥行業是一個利益交換的博弈時代,而未來一定是一個以疾病治療為核心、以患者康複為目標,以醫療服務為手段,充分體現產品治療學地位的價值管理的時代。藥企應積極通過正當合規的學術推廣活動,向醫生傳遞新的藥品資訊,了解最新的學術進展,從而更好地為患者服務,使醫藥營銷回歸價值原點,使醫藥代表成為令人尊重的職業,在合法合規之下實現企業的健康發展和業績的穩步增長。




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