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差旅費及費用管理係統

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支招藥企財務人員:報銷審單難題不再難

醫藥企業的營銷費用長期高企,而處理動輒數十億費用報銷的藥企財務人員也是壓力山大。費用金額越來越大,報銷單據越來越多,財務審單難題如何解決呢?

麵對代表交上來的報銷單據,財務人員需要審核發票的合規性,挑出假票、廢票;報銷金額與發票金額是否一致;權簽是否完整;費用是否在預算內,超預算與預算外費用有無特批;報銷單填寫的事項與發票是否一致,會計做賬時要隨發票走。以上五項審核缺一不可,因為①②⑤體現的是涉稅風險控製,體現的是授權控製,體現的是預算控製方方麵麵都要把關負責其中的工作量和溝通成本可以想見。

 如何解決報銷審單難題?草莓视频污下载安装app污ioses服務的一家合資藥企是這樣解決的:上線法瑪斯營銷費用管理係統軟件,通過係統管理分擔或減輕上述五項審核工作量,輕鬆解決審單難題。

先說第①②⑤項涉稅風險控製即針對發票的審核。代表報銷的發票數量多,粘貼方式隨意,發票與報銷單據的關聯還經常出錯,除了審發票,財務人員還要花大量時間去理發票、對發票,白白耗費不少時間精力。

對此係統能夠提供有效的解決辦法:代表在線上創建報銷單據時,可要求其按照發票情況來填寫費用明細。報銷單據在完成線上審批後,係統根據費用明細生成報銷封麵和發票黏貼單,代表按單據格式粘貼發票寄給財務部。

財務人員在收到報銷單據後,無需再次整理發票,研究發票與費用項目的關係,可以快速核對報銷金額與發票金額是否一致,報銷單填寫的費用項目與發票類型是否一致,再檢驗發票真偽即可完成審單,審單難度降低,工作量也大幅下降。

再說第③項授權控製財務人員在審核單據時要看權簽是否完整,退回有漏簽情況的單據並進行再次提交審核而一旦上線了費用管理係統,這項審核從此可以省略了!

最後看④項預算控製,財務人員通過費用預算實現靜態的費用控製,通過預算額度實現動態的費用控製,所有費用的申請和報銷均通過成本中心和費用科目(活動類型)與預算和額度相關聯,實時、全麵體現費用的計劃、使用和結餘情況,對費用花費行為進行預警或控製。

這樣就不需要到了最後的報銷環節才由財務人員進行事後管理。財務人員還可根據需要,在係統中對超額度、超申請的報銷進行不同程度的控製,財務人員的審單壓力自然減輕許多。

 由此可見,選對管理工具,財務人員審單難題就能迎刃而解。在減輕工作負擔、提高工作效率的同時,還能規範報銷管理,何樂而不為呢?

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